Encaissements

Une fois les inscriptions finalisées, vous devrez encaisser le montant des inscriptions reçues en ligne.

L'encaissement d'une inscription provoquera :

• La création d'une facture dans la plateforme Stripe pour le demandeur

• La tentative de prélèvement sur la carte bancaire du demandeur

• L'envoi d'un courriel au demandeur contenant un reçu de transaction

Pour débuter le processus d'encaissements, cliquez sur l'onglet Encaissements du menu de gauche.

L'écran vous présentera la liste des inscriptions non annulées reçues en ligne. Pour procéder à l'encaissement, sélectionnez les inscriptions souhaitées à l'aide des cases à cocher, puis appuyez sur le bouton Prélever les montants au bas de la page. Le statut de chaque inscription changera pour "Paiement encaissé".

Dans le cas où un encaissement échoue, contactez le joueur pour vérifier un éventuel problème avec sa carte de crédit. Contactez ensuite un administrateur pour discuter de la marche à suivre pour s'assurer de bien recevoir le paiement. Leurs coordonnées sont accessibles à la section "Accès au module" du présent guide de l'organisateur. C'est également par leur entremise que vous pourrez procéder au remboursement d'un joueur dont le montant de l'inscription aurait été prélevé par erreur sur sa carte de crédit.

Un mécanisme de protection est en place afin d'éviter les doubles encaissements. Une inscription dont le montant a déjà été encaissé ne pourra pas l'être de nouveau, même si vous déclenchez par erreur l'encaissement une deuxième fois pour celle-ci.

Désistements

Les participants s'étant désistés n'apparaîtront pas dans la liste des encaissements, sauf si leur désistement a eu lieu après la date limite de désistement configurée pour le tournoi.

Dans la grille des encaissements, un nombre de participant en rouge signifie qu'au moins un des participants de l'inscription s'est désisté.

Les participants s'étant désistés après la date limite de désistement apparaîtront dans la liste des encaissements avec un indicateur (⚠️), mais le montant de leur inscription ne sera pas considéré pour l'encaissement.

Exemples de scénarios possibles

Prenons comme exemple un tournoi avec une seule compétition, à tarif fixe de 20$. Voici les 4 scénarios de désistement possibles, et leur comportement au niveau de la page des encaissements:

1) Le participant s'est désisté avant la date limite, et il s'est inscrit seul

-> L'inscription n'apparaîtra pas dans la liste des encaissements.

2) Le participant s'est désisté avant la date limite, et il s'est inscrit conjointement à un participant qui lui ne s'est pas désisté

-> L'inscription apparaîtra dans la liste des encaissements. Le nombre de participants indiqué sera à "1" en rouge (le 1 correspond au participant qui ne s'est pas désisté). Le montant encaissable sera de 20$

3) Le participant s'est désisté après la date limite, et il s'est inscrit seul

-> L'inscription apparaîtra dans la liste des encaissements. Le nombre de participants indiqué sera à "0" en rouge (car l'unique participant participant s'est désisté). Le montant encaissable sera de 0$. Un indicateur visuel (⚠️) apparaît à l'écran, suggérant à l'organisateur de réinscrire au besoin le participant fautif s'il souhaite encaisser le plein montant.

4) Le participant s'est désisté avant la date limite, et il s'est inscrit conjointement à un participant qui lui s'est désisté APRÈS la date limite

-> L'inscription apparaîtra dans la liste des encaissements. Le nombre de participants indiqué sera à "0" en rouge (car les deux participants se sont désistés). Le montant encaissable sera de 0$. Un indicateur visuel (⚠️) apparaît à l'écran, suggérant à l'organisateur de réinscrire au besoin le participant fautif s'il souhaite encaisser son inscription.